So richten Sie einen Instagram DM-Workflow ein

Social Media wie manSie fragen sich, wie Sie alle erhaltenen Instagram-Direktnachrichten (DMs) besser verwalten können? Möchten Sie DMs verwenden, um sich mit Followern und Kunden zu verbinden?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Instagram DM-Workflow einrichten, mit dem Sie Direktnachrichten für Unternehmen professionell und erfolgreich verwalten können.

So richten Sie einen Instagram DM-Workflow von Christy Laurence auf Social Media Examiner ein.
So richten Sie einen Instagram DM-Workflow von Christy Laurence auf Social Media Examiner ein.

# 1: Bestimmen Sie den Ton für Instagram DM-Antworten

Viele Leute denken, dass die Wirkung einer Marke während des Gesprächs eines Kunden mit einem Unternehmen auftritt, aber es ist tatsächlich das verbleibende Gefühl, mit dem die Leute davonkommen, das definiert, wer Sie als Marke sind. Deshalb ist es wichtig zu Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie sich die Mitarbeiter fühlen sollen, nachdem sie mit Ihren kundenorientierten Mitarbeitern interagiert haben.

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Wenn Sie Kunden einen Eindruck von Professionalität hinterlassen möchten, können Sie sie an eine E-Mail-Adresse weiterleiten, um ein Gespräch förmlich fortzusetzen. Dies würde perfekt funktionieren, wenn Sie andere Personen in das Gespräch einbeziehen oder eine Beschwerde offiziell bestätigen müssen.

Wenn Sie möchten, dass die Leute Ihre Marke als freundlich und unterhaltsam betrachten, können Sie eine Kundenfrage mit Emojis, Umgangssprachen, GIFs oder einem spielerischen Chat beantworten. Stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Instagram-DMs (und Ihr gesamtes Unternehmen) verwaltet, den Eindruck kennt und versteht, den Sie hinterlassen möchten.

Folgendes haben wir in unserem Büro auf ein Plakat geklebt: „Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in der Abenddämmerung an einer Bar auf dem Dach und trinken einen Cocktail und kichern mit Ihrem besten Freund. Sie erklären, wie Sie Instagram unter einem mit Lichterketten bedeckten Baum verwenden. Du bist ermutigend, schrullig, nachdenklich und hilfsbereit und nicht sehr konventionell. “

Wenn Sie bereits eine Weile auf Instagram waren, können Sie durch erneutes Betrachten der Grundlagen einen stärkeren Erfolg mit DMs erzielen.

# 2: Richten Sie einen Instagram DM Workflow ein

Mit einem kleineren Team von nur wenigen Personen können Sie eine Reihe von Optionen ausprobieren, um Ihren Instagram-Posteingang zu teilen. Zum Beispiel:

  • Eine Person deckt Wochentage ab und eine andere Person deckt das Wochenende ab.
  • Teilen Sie die Woche in zwei Hälften und lassen Sie jede Person ein Stück verwalten.
  • Weisen Sie verschiedenen Personen Wochentage zu, um alle Instagram-DMs zu verwalten.

Wenn Ihr Unternehmen, Ihr Team und Ihre DMs wachsen, müssen Sie einen engeren Workflow implementieren, um Ihren Posteingang zu verwalten. Eine Taktik, die helfen kann, ist die Verwendung des Flaggensystems von Instagram.

Wenn Sie auf eine Antwort eines Kunden warten oder Unterstützung von einem anderen Teammitglied benötigen, bevor Sie antworten, verwenden Sie ein Flag. Ich weiß, dass es beliebt ist, Elemente als “ungelesen” zu kennzeichnen, aber wenn Sie ein Konto freigeben oder ein Kundenkonto führen, ist es nicht ungewöhnlich, dass sich jemand einschleicht, um zu sehen, was passiert, und versehentlich vergisst, die Nachricht erneut als ungelesen zu markieren. Eine Flagge hält es für alle sauber.

So verwenden Sie ein Flaggensystem für Ihre Instagram-DMs. Um ein Gespräch zu kennzeichnen, Öffnen Sie das DM-Gespräch und Tippen Sie auf das Flaggensymbol.

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Um die von Ihnen gekennzeichneten Konversationen zu finden, Navigiere zu deinem Instagram-Posteingang. Dann Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem Suchfeld und Wählen Sie Markiert aus dem Einblendmenü. Markierte Nachrichten haben ein orangefarbenes Dreieck in der oberen rechten Ecke.

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Es gibt viele Möglichkeiten, die Nachrichten in Ihrem Instagram-Posteingang zu verwalten. Möglicherweise möchten Sie und Ihr Team verschiedene Techniken ausprobieren, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Wenn etwas im Posteingang nicht beantwortet werden kann oder Sie mehr Zeit für die Untersuchung benötigen, Fragen Sie den Benutzer nach einer E-Mail-Adresse So können Sie in ihrem Namen ein Ticket zur Fehlerbehebung zuweisen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sie so schnell wie möglich aktualisieren werden. Benutzer können sehen, ob Sie ihre Nachricht gelesen haben. Daher ist es wichtig zu bestätigen, dass sie gehört wurden, und Sie benötigen etwas mehr Zeit, um Nachforschungen anzustellen.

Denken Sie daran, es liegt in der Verantwortung des Teams, sicherzustellen, dass diese DMs aus dem Posteingang gelöscht und aufgelöst werden.

# 3: Legen Sie eine Service Level Agreement Time (SLA) fest.

Social Media wird zunehmend zu einer Welt der sofortigen Befriedigung. Zum Glück verstehen die meisten Menschen immer noch, dass es für Unternehmen unmöglich ist, den ganzen Tag auf Instagram zu sitzen, um Fragen sofort zu beantworten.

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Für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, eine SLA zu haben und diese einzuhalten. Ich empfehle, nicht länger als 6-10 Stunden zu brauchen, um auf einen DM auf Instagram zu antworten (hier hilft ein Team). Wie schnell Sie antworten, hängt natürlich von der Art der Anfrage ab.

Wenn ein Benutzer bereit ist zu kaufen, aber zuerst eine kurze Frage stellen muss, ist dies am besten Reagieren Sie sofort, um von Impulskäufen zu profitieren. Wenn ein Benutzer jedoch ein Problem hat, das nicht behoben wurde, verringert das Erreichen eines Problems innerhalb eines angemessenen Zeitraums das Risiko von schlechten Bewertungen oder der öffentlichen Bekanntmachung in Foren oder in sozialen Medien. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, die Erfahrung umzukehren und einen treuen Fan zu schaffen.

Schneller kann leider besser sein. Ich bin fest davon überzeugt, dass Sie entscheiden, wie Sie Ihren Tag gestalten möchten. Dein Tag führt dich nicht. Weisen Sie im Kalender Zeiten zu, um DMs zu überprüfen Damit Sie nicht von der Aufgabe genommen oder vergessen werden.

# 4: Kuratieren Sie gebrauchsfertige Antwortelemente

Sobald Ihr Team die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer Instagram-DMs verstanden hat, müssen Sie ihm die Tools zur Verfügung stellen, mit denen er seine Arbeit so effektiv und schnell wie möglich erledigen kann. Hier sind einige Dinge, die Sie in Ihr Instagram DM-Toolkit aufnehmen sollten.

Markenzitate

Formulieren Sie in Ihrer Markenstimme häufig skurrile Sprüche. Sie könnten “Yikes!” wenn etwas nicht nach Plan gelaufen ist.

GIFs, GIFs und mehr GIFs!

Anstatt die GIFs auszuwählen, die Sie in Ihrem Instagram-Posteingang verwenden können, Klären Sie, welche Arten von GIFs Sie nicht verwenden möchten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten den Ton eines Gesprächs mit einem Freund annehmen, verwenden Sie möglicherweise ausdrucksstarke Gesichtsreaktionen und Funkeln, jedoch keine GIFs von Personen, die umfallen und sich selbst verletzen.

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Marke Emojis

Wählen Sie etwa 10 Emojis, die zu Ihrer Marke passen und verwenden Sie sie konsistent in Ihren Posts, Storys, Untertiteln und DMs. Berücksichtigen Sie das Gefühl, das die Emojis erzeugen, die Vielfalt der von Ihnen ausgewählten Personen-Emojis und die Häufigkeit der Verwendung. Diese Faktoren können Ihre Markenbotschaft stärken.

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie Ihre Marke von außen erscheinen soll, haben Ihr Team, Ihre Marke und Ihre Instagram-Seite die beste Chance, durchweg charmant zu sein.

Schnelle Antworten

Mit der Funktion “Schnelle Antworten auf Instagram” können Sie dies tun Richten Sie vorgefertigte Antworten für häufig gestellte Fragen über Instagram-DMs ein. Der Schlüssel besteht darin, diese Nachrichten menschlich klingen zu lassen, nicht so, als hätten Sie die Nachricht nur kopiert und eingefügt. Benutzer möchten auf persönliche Weise behandelt werden und können in der Regel eine Antwort zum Kopieren / Einfügen in einer Entfernung von einer Meile riechen. Das Hinzufügen einiger Anpassungen (wie eines Vornamens) zu Ihren schnellen Antworten hilft.

Um diese Funktion zu verwenden, öffne dein Instagram-Geschäftsprofil und Tippen Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke (mit den drei Zeilen darauf). Dann Tippen Sie auf Einstellungen am unteren Rand des Popup-Menüs.

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Scrollen Sie nach unten zu Geschäftseinstellungen und Tippen Sie auf Schnellantworten.

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Dann Tippen Sie auf Neue Schnellantwort.

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Jetzt Geben Sie Ihre Nachricht ein und Geben Sie einen Verknüpfungsnamen / ein Schlüsselwort ein Sie möchten für die Antwort verwenden.

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Wenn du fertig bist, Tippen Sie auf Fertig und Ihre Antwort wird Ihrer Liste mit schnellen Antworten mit dem Namen der Verknüpfung hinzugefügt.

Tipps, um Instagram DMs für die Kundenbetreuung optimal zu nutzen

Hier finden Sie einige zusätzliche Tipps für die Betreuung Ihrer Kunden und Markenanwälte auf Instagram.

Überraschen Sie Ihre Superfans

Erhalten Sie regelmäßige DMs von Followern, die Ihre Marke wirklich lieben und einfach nur an dem beteiligt sein möchten, was Sie tun? Wenn sie dies direkt zu Ihnen sagen, sprechen sie wahrscheinlich auch in der realen Welt über Sie.

Hier sind drei Möglichkeiten Schaffen Sie Exklusivität mit Ihren Superfans über deine Instagram DMs:

  • Senden Sie einen kleinen Einblick in Funktionen oder Ideen Sie arbeiten daran und fragen, was sie denken.
  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Dankesrabattcodes und teile sie jede Woche mit einigen ausgewählten Fans.
  • Schicken Sie ausgewählten Fans eine handgeschriebene Karte mit ein paar Leckereien um zu zeigen, wie wertvoll und geschätzt sie sind.

Jeder möchte sich besonders und einbezogen fühlen. Wenn Sie Ihren Markenbotschaftern und neuen Community-Mitgliedern exklusive Inhalte anbieten, haben Sie Fans fürs Leben.

Mit Video fühlen sich die Menschen besonders

Hier sind einige Möglichkeiten, um Menschen das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein, indem sie ihnen Videoantworten senden:

  • Hat jemand Geburtstag? Schicken Sie ihnen ein Video DM des Teams, das „Happy Birthday“ singt. Erstellen Sie einige generische Versionen und speichern Sie sie auf Ihrer Kamerarolle, um sie bei Bedarf freizugeben.
  • Nehmen Sie Ihre FAQs als Videonachrichten auf und poste sie nach Bedarf.
  • Wenn Sie eine benutzerdefinierte Nachricht eingeben müssen, versuchen Sie, eine Videoantwort zu erstellen. Es erspart einige Eingaben und ist eine großartige Möglichkeit, eine Verbindung herzustellen, um einige der Gesichter hinter Ihrem Unternehmen zu zeigen.
  • Beziehen Sie die Personen, mit denen Sie sprechen, in Ihre Karaoke-Spielereien hinter den Kulissen ein.
  • Hat jemand gleich nach einer DM-Diskussion eine Bestellung aufgegeben? Senden Sie ihnen ein Video darüber, wie Sie ihre Bestellung für den Versand vorbereitet haben.

Die meisten Instagram-Konten verwenden Videos nicht effektiv. Daher helfen Ihnen Videoantworten dabei, sich abzuheben. Schließlich möchte sich jeder besonders fühlen!

Fazit

Die Verwaltung des Instagram-Posteingangs Ihres Unternehmens kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie nicht auf dem Laufenden sind, können Sie potenzielle Kunden dazu bringen, sich ignoriert, ungehört und von der Erfahrung der Interaktion mit Ihrer Marke überwältigt zu fühlen.

Egal, ob Sie Ihre Instagram-DMs selbst verwalten, mit einem Team arbeiten oder die Aufgabe auslagern, Sie benötigen einen soliden Plan, um sicherzustellen, dass Sie auf Instagram als Weltklasse-Unternehmen auftreten.

Je mehr Sie auf Instagram posten, desto mehr DMs erhalten Sie. Anstatt sie zu ignorieren, sich ängstlich zu fühlen oder sie zu übersehen, können Sie mit diesen Schritten einen Workflow einrichten, um sie zu verwalten und dabei begeisterte Fans (und aktivere Kunden) zu erstellen.

Was denken Sie? Was ist dein Instagram DM-Managementstil? Haben Sie Techniken, die Sie dieser Liste hinzufügen können? Bitte teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.

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